Egy alkalmazott pótlásának költségei nagymértékben eltérhetnek az olyan tényezőktől függően, mint az iparág, a cég elhelyezkedése és az egyes szervezetek sajátos körülményei. Pontos számadatok megállapítása nagy kihívást jelent, de a hozzávetőleges költségek megbecsülhetők a különböző munkaköri szintek csoportosításával. Felhívjuk figyelmét, hogy ezek a becslések csak hozzávetőleges iránymutatásként szolgálnak, és az egyes szervezetek sajátos körülményeihez kell igazítani őket.

I. Alacsonyabb szintű pozíciók pótlási költségei:

A kezdő vagy alacsonyabb szintű alkalmazottak helyettesítésének átlagos költsége a becslések szerint a munkavállaló éves fizetésének körülbelül 16-20%-a lehet. Ez magában foglalja a toborzással, a hirdetésekkel, a beilleszkedéssel, a képzéssel és az átmeneti időszak alatti esetleges termelékenységcsökkenéssel kapcsolatos kiadásokat. Tehát egy havi bruttó 477 ezer forintot kereső munkavállaló esetén a felmerülő pótlási költség 915 ezer és 1 millió 144 ezer forint közé fog esni.

Toborzási és hirdetési költségek:

• Álláshirdetések online állásportálokon vagy apróhirdetésekben.
• Munkaerő-közvetítő ügynökségek díjai a jelöltek felkutatásáért és szűréséért.
• Háttérellenőrzések és referenciák ellenőrzése.

Beilleszkedési és képzési költségek:

• Orientációs és bevezető programok az új alkalmazottak számára.
• Képzési anyagok és erőforrások.
• Az új munkatársak irányítására és felkészítésére fordított vezetői vagy mentori idő.

Termelékenységi veszteség:

• A kezdeti alkalmazkodási időszak, amely alatt az új alkalmazott nem éri el ugyanazt a termelékenységi szintet, mint a távozó alkalmazotté volt.
• A tanulási fázis során elkövetett esetleges hibák vagy tévedések.

II. Középszintű pozíciók pótlási költségei:

A középszintű pozíciók esetében a munkavállaló helyettesítésének költsége általában növekszik. A becslések szerint a munkavállaló éves fizetésének 20-30%-a között mozog. Az alacsonyabb szintű pozíciók esetében említett költségeken túlmenően a középszintű helyettesítés magasabb toborzási és kiválasztási költségekkel, speciális képzéssel és hosszabb átmeneti termelékenységcsökkenéssel járhat. A fentiek alapján például egy havi bruttó 987 ezer forintot kereső alkalmazott esetén a munkakör újbóli betöltésének költsége 2 millió 368 ezer és 3 millió 552 ezer forint közötti érték lesz.

Toborzási és kiválasztási költségek:

• A magasabb szintű álláshirdetések hirdetési költségei.
• Toborzási díjak vagy vezetői keresőügynökségi díjak.
• Foglalkoztatás előtti értékelések vagy tesztek.

Képességfejlesztés és képzés:

• Speciális képzési programok vagy workshopok a szükséges készségek fejlesztésére.
• Vezetésfejlesztési programok középszintű vezetők számára.
• Mentori vagy coaching szolgáltatások a szakmai fejlődés érdekében.

Átmeneti termelékenységcsökkenés:

• Az új alkalmazottnak a szerepkörébe való teljes beilleszkedéshez szükséges idő.
• A csapat termelékenységének lehetséges csökkenése az átmeneti időszakban.

III. Magas szintű és vezetői pozíciók:

A vezető beosztású alkalmazottak leváltása jellemzően magasabb költségekkel jár e pozíciók stratégiai fontossága miatt. A költségek széles skálán mozoghatnak, a munkavállaló éves fizetésének 30-50%-a vagy még több is lehet. Ezek a költségek magukban foglalják a kiterjedt keresési és kiválasztási költségeket, az átfogó beilleszkedési és integrációs erőfeszítéseket, a szervezeti teljesítményének esetleges megzavarását és a stratégiai szakértelem elvesztését. Ebből kiindulva egy havi 2 millió 555 ezer forintot kereső vezető munkavállaló pótlása 9 millió 197 ezer – 15 millió 328 ezer forintba fog kerülni.

Kiterjedt keresési és kiválasztási költségek:

• Kiterjedt hálózatépítési és vezető-keresési tevékenységek.
• A jelöltek utazási és szállásköltségei.
• A vezetői keresőcégek vagy fejvadászok magas díjai.

Stratégiai beilleszkedés és integráció:

• Átfogó beilleszkedési programok a zökkenőmentes átmenet biztosítása érdekében.
• Magas szintű eligazítás és bemutatkozás a legfontosabb érdekelt feleknek.
• Egyedi mentorálási vagy coaching programok.

A szervezeti teljesítményre gyakorolt hatás:

• A vezetői szintű távozók jelentős hatással vannak a szervezet stratégiai irányára és döntéshozatalára.
• A szakértelem és a tudás elvesztése zavarokat okozhat a folyamatban lévő projektekben vagy kezdeményezésekben.

Ezek a becslések elsősorban a munkavállaló cseréjével kapcsolatos közvetlen költségeket fedezik, és nem számolnak az olyan közvetett költségekkel, mint a visszaesett termelékenység, a morál csökkenése vagy egyéb potenciális negatív hatások.

Minden szervezetnek sajátos körülményei vannak, és ezek hatással lehetnek a pótlás költségeire. Az egyes szervezeteknek érdemes belső elemzéseket végezniük annak érdekében, hogy pontosabb becsléseket készítsenek a munkavállalói pótlás költségeiről a saját környezetükben és iparágukban.

A pótlási költségek megértése és kezelése kulcsfontosságú azon szervezetek számára, amelyek célja a munkavállalói fluktuáció pénzügyi hatásainak mérséklése. A hatékony megtartási stratégiák – például a bérbenchmark összehasonlítás által versenyképes kompenzációs csomagok, karrierfejlesztési lehetőségek és pozitív munkahelyi környezet – megvalósítása segíthet csökkenteni az alkalmazottak fluktuációját és az ezzel járó helyettesítési költségeket.